1. O PROPÓSITO DESTA POLÍTICA DE PRIVACIDADE

O 4º Tabelionato de Notas e Protesto de Títulos da Comarca de Rondonópolis (doravante denominada como “Cartório do 4º Ofício”) leva a sério sua privacidade e sabe que você se preocupa com a maneira com que suas informações são utilizadas. Por esse motivo, esta Política de Privacidade destina-se a ajudar você a entender melhor como o Cartório do 4º Ofício utiliza seus Dados Pessoais, além de ser aplicável a todos os Dados Pessoais coletados através deste website, outras aplicações/plataformas de internet ou presencialmente em suas dependências.

Todo o Tratamento de Dados Pessoais realizado pelo Cartório do 4º Ofício se dá em estrita observância aos dispositivos e princípios estabelecidos pela Lei 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados (“LGPD”), que garante aos Titulares uma série de direitos, mas, principalmente, o direito de entender como seus dados são utilizados. Assim, é importante que todos os Titulares de Dados Pessoais façam a leitura desta Política para melhor compreensão dos compromissos e obrigações do Cartório do 4º Ofício, visando a garantia da sua privacidade e proteção dos seus dados pessoais. O uso responsável de Dados Pessoais é um valor fundamental para nós.


1.1. Definições


O artigo 5º da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD nos traz as definições dos termos utilizados na lei, das quais, para melhor entendimento das politicas, usaremos:

1.1.1 Dados Pessoais: refere-se às informações relacionadas a uma pessoa natural identificada ou identificável, por exemplo: nome, sexo, idade ou data de nascimento, endereço de e-mail etc. Valendo tanto para dados que permitam identificar a pessoa diretamente ou a combinação de dados que podem identificar a pessoa de forma inequívoca;

1.1.2 Dado Pessoal Sensível: refere-se a informações relacionadas à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou dado biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

1.1.3 Titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

1.1.4 Dado Anonimizado: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento;

1.1.5 Controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

1.1.6 Operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;

1.1.7 Encarregado (DPO): pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);

1.1.8 Uso Compartilhado de Dados: comunicação, difusão, transferência internacional, interconexão de dados pessoais ou tratamento compartilhado de bancos de dados pessoais por órgãos e entidades públicos no cumprimento de suas competências legais, ou entre esses e entes privados, reciprocamente, com autorização específica, para uma ou mais modalidades de tratamento permitidas por esses entes públicos, ou entre entes privados;


2. DADOS PESSOAIS UTILIZADOS PELO CARTÓRIO DO 4º OFÍCIO E SUAS RESPECTIVAS FINALIDADES


A coleta de dados é feita presencialmente ou por meios eletrônicos em seu nome.
Os dados coletados são para os seguintes usos:
• Prestar o serviço geral de atendimento notarial;
• Enviar notificações de protestos;
• Compartilhar informações com Órgãos Públicos, Privados, Autarquias e Instituições Bancárias, necessários para execução do serviço solicitado e atendimento de Legislação ou informações atreladas aos seus próprios funcionários;
• Rever, investigar e responder a detalhes de consultas, dúvidas e comunicações, inclusive sobre o tratamento de dados pessoais pelo Cartório do 4º Ofício:
• Tratamento de dados por legitimo interesse e proteção ao crédito ou situações de urgência ou emergência.
O Cartório do 4º Ofício, por padrão não coleta dados de menores de dezoito anos, nem dados sensíveis, porém, caso ocorra de fazer ocorrerá dentro de uma base legal legitimamente atribuída, em conformidade com a LGPD.
Para segurança tanto dos colaboradores quanto de nossos clientes o Cartório do 4º Ofício possui, em suas dependências, um sistema de monitoramento por vídeo e em algumas salas vídeo e áudio. Cabe salientar que essas imagens não serão usadas para divulgação pública, sendo apenas a equipe de segurança com acesso.


3. BASES LEGAIS PARA O TRATAMENTO DE DADOS


O Cartório do 4º Ofício trabalha com a minimização de dados, sendo assim, apenas os dados essenciais são coletados, sendo utilizadas as seguintes bases legais para a coleta:
• Consentimento do titular dos dados;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
• Execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados.
• Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem) ;
• Para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro.
• Legítimo Interesse do controlador ou de terceiro.
• Proteção ao Crédito. 


4. UTILIZAÇÃO DO NOSSO WEBSITE


4.1. Acesso ao nosso Website
Quando você acessa o nosso Website, seu navegador irá transferir determinados dados para o nosso servidor web. Isso é feito por razões técnicas e o Cartório do 4º Ofício garante total transparência para que você tenha ciência de que os seguintes dados são coletados, armazenados e utilizados:
• Endereço IP
• Data, hora do acesso
• Diferença de fuso horário para horário de Greenwich (GMT)
• Conteúdo da solicitação (website específico)
• Status do acesso/código de status HTTP
• Volume de dados transferidos
• Acesso solicitado pelo website
• Navegador, idioma, versão do navegador, Sistema operacional


5. DIREITOS E OBRIGAÇÕES DO TITULAR DOS DADOS PESSOAIS


Enquanto Titular de Dados Pessoais tratados pelo Cartório do 4º Ofício, você possui os seguintes direitos:
• Direito da confirmação e existência do tratamento (Art.18, I): Consiste no direito do titular dos dados de obter do controlador a confirmação sobre a existência do tratamento dos seus dados pessoais na organização;
• Direito de acesso (Art.18, II): É o direito do titular dos dados de ter acesso aos dados que estão sendo tratados pela organização;
• Direito de retificação (Art.18, III): O titular dos dados pode solicitar ao controlador a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Direito à anonimização, bloqueio ou eliminação dos dados (Art.18, IV): Diz respeito à possibilidade de ter seus dados anonimizados, bloqueados ou apagados da base de dados do controlador, desde que sejam desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade à LGPD; 
• Direito à portabilidade dos dados (Art. 18, V): é o direito do titular de solicitar ao controlador que envie seus dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da ANPD, observados os segredos comercial e industrial.
• Direito à eliminação dos dados tratados com o consentimento (Art. 18, VI): Versa sobre a possibilidade do titular dos dados, a qualquer momento, solicitar que seus dados pessoais, tratados com a base legal do consentimento, sejam eliminados da base de dados do controlador.
• Direito a informação de uso compartilhado de dados (Art. 18, VII): Esta serventia efetua o compartilhamento de informações com entidades publicas, tanto por obrigação legal quanto por necessidade para efetuar determinados serviços, por sua vez o titular de dados tem o direito de solicitar com quais entidades e quais dados serão compartilhados.
• Direito à revogação do consentimento (Art. 18, IX): É o direito do titular de revogar o consentimento dado anteriormente, passando seu dado a não ser mais tratado pelo controlador. Diferencia-se do direito à eliminação dos dados tratados com o consentimento à medida que, na eliminação, o dado deverá ser eliminado do banco de dados e, na revogação do consentimento, o titular apenas revoga a concordância dada para o tratamento de dados pessoais.
• Direito de não ser submetido a decisões automatizadas (Art. 20): é o direito do titular de não ficar sujeito a nenhuma decisão tomada exclusivamente com base no tratamento automatizado, incluindo a definição de perfis, que produza efeitos na sua esfera jurídica ou que o afete significativamente de forma similar.


6. ACESSO AOS DADOS TRATADOS PELO CARTÓRIO DO 4º OFÍCIO


Em geral, os Dados Pessoais fornecidos ao Cartório do 4º Ofício serão utilizados internamente pelos serventuários do Tabelionato e/ou por Órgãos e Instituições parceiras que sejam parte legal necessária para o atendimento do serviço solicitado ou que terceirizem algum serviço para o Cartório do 4º Ofício, incluindo, mas não se limitando à manutenção do site e dos meios de comunicação do Cartório do 4º Ofício.
O Cartório do 4º Ofício se compromete a buscar parceiros que respeitem as regras de privacidade e proteção de dados, e, sempre que possível, firmar acordos que estabeleçam normas claras sobre o papel de cada um dos agentes no Tratamento dos Dados Pessoais.
Assim sendo, todos os prestadores de serviço que tratam Dados Pessoais em nome do Cartório do 4º Ofício devem tomar medidas de segurança adequadas para a proteção dos dados, atendendo igualmente às diretrizes da LGPD. O Cartório do 4º Ofício não permite que estes parceiros utilizem os Dados Pessoais em sua posse para fins diversos daqueles para os quais foram compartilhados, e, caso assim o façam, responderão exclusivamente por eventuais danos. Todas as atividades de Tratamento de Dados Pessoais conduzidas por esses parceiros deverão observar os propósitos específicos e as instruções passadas pelo Cartório do 4º Ofício, inclusive através de treinamentos e contratos assinados entre si.


7. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS


Para facilitar suas operações e promover maior segurança a estes, o Cartório do 4º Ofício poderá transferir, armazenar e processar seus Dados Pessoais com provedores de serviços localizados em outros países. Nestes casos, asseguramos que o Cartório do 4º Ofício sempre irá efetuar estes serviços com países que possuam legislações de tratamento de dados semelhantes ao Brasil.

 


8. TEMPO DE ARMAZENAMENTO DOS DADOS PESSOAIS


O Cartório do 4º Ofício armazenará todos os Dados Pessoais objeto desta Política de forma segura e somente pelo período necessário para o cumprimento das respectivas finalidades e obrigações legais, de acordo com sua Política de Retenção de Documentos, caso o Titular não solicite a eliminação de seus Dados Pessoais antes do período de retenção estipulado.
Somente serão descartados os dados a pedido do titular, caso não seja obrigatório o seu arquivo, por lei.


9. INCIDENTES ENVOLVENDO DADOS PESSOAIS


Em caso de incidentes envolvendo Dados Pessoais, o Cartório do 4º Ofício compromete-se a tomar todas as medidas possíveis para contatar o Titular dos dados e a ANPD em prazo razoável, informando a natureza dos Dados Pessoais afetados, as medidas técnicas e de segurança utilizadas para a proteção dos Dados Pessoais, os riscos relacionados ao incidente, bem como as medidas que foram ou que serão adotadas para reverter ou mitigar os efeitos do prejuízo.
Além disso, o Cartório do 4º Ofício prestará toda a colaboração necessária a qualquer potencial investigação que possa vir a ser realizada sobre o assunto.


10. QUALIDADE E SEGURANÇA DOS DADOS PESSOAIS


O Cartório do 4º Ofício esforçar-se-á para manter os Dados Pessoais, por ele armazenados, atualizados e precisos. Os Titulares poderão recorrer ao Encarregado de Dados do Cartório do 4º Ofício, cujas informações de contato estão indicadas ao final desta Política, para informar qualquer alteração relevante em seus Dados Pessoais, bem como solicitar a retificação de Dados Pessoais desatualizados ou incorretos, ou ainda requerer a portabilidade, quando possível, ou o descarte dos seus Dados Pessoais.
Além disso, o Cartório do 4º Ofício tomará as medidas técnicas de segurança, controles de acesso e organizacionais apropriadas para assegurar a segurança dos Dados Pessoais tratados por ela desde a concepção de seus serviços, incluindo a adoção de Políticas internas sobre o uso de dispositivos eletrônicos e sobre o acesso a seus sistemas, especialmente para prevenir o acesso de terceiros não autorizados ou o vazamento de Dados Pessoais.


11. ALTERAÇÕES NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE


Como a Legislação Notarial está em constante aprimoramento, o Cartório do 4º Ofício se reserva ao direito de atualizar ou modificar esta Política de Privacidade a qualquer tempo. A versão mais recente de nossas políticas se encontrará em nosso site, recomenda-se ao titular a constante conferência.


12. NOTAS ADICIONAIS


Em atendimento às disposições da LGPD, O Cartório do 4º Ofício nomeou como Encarregado de Dados, a Empresa RC Consultoria e Assessoria Empresarial, tendo como responsável Elanã Scarabeli e criou um Comitê de Privacidade de Dados para ajudar na fiscalização e implementação das ações necessárias para adequação do Cartório do 4º Ofício às diretrizes da LGPD, sendo que o Encarregado será o responsável por intermediar a comunicação entre o Cartório do 4º Ofício, Operadores e os Titulares dos Dados Pessoais e/ou a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Desta forma, se você tiver qualquer dúvida sobre como seus Dados Pessoais são utilizados pelo Cartório do 4º Ofício ou queira exercer seus direitos mencionados nesta Política, entre em contato conosco, através do e-mail: encarregado@4oficio.com.br, ou do telefone: (66) 3421-2806
“67. Conforme o artigo 41 da LGPD, o controlador de dados deverá indicar um encarregado pelo tratamento de dados pessoais. O encarregado é o indivíduo responsável por garantir a conformidade de uma organização, pública ou privada, à LGPD.
(…)

71. A LGPD também não distingue se o encarregado deve ser pessoa física ou jurídica, e se deve ser um funcionário da organização ou um agente externo. Considerando as boas práticas internacionais, o encarregado poderá ser tanto um funcionário da instituição quanto um agente externo, de natureza física ou jurídica. Recomenda-se que o encarregado seja indicado por um ato formal, como um contrato de prestação de serviços ou um ato administrativo”